Avtalevilkår
for TapInn.

1. Parter og virkeområde

Avtalen inngås mellom APREX AS, org.nr. 937 881 444 («APREX»), og virksomheten som er angitt som kunde i tilbudet («Kunden»). TapInn er en tjeneste beregnet for næringsdrivende og skal ikke kjøpes som forbrukertjeneste.

Vilkårene gjelder Kundens og Kundens autoriserte brukeres tilgang til TapInn, inkludert web-, portal- og mobilflater, tilhørende API-er, support og dokumenterte eksportfunksjoner innenfor valgt plan.

2. Avtaledokumenter og rang

Avtalen består av det signerte tilbudet eller ordrebekreftelsen, disse generelle avtalevilkårene, databehandleravtalen og dokumenter som uttrykkelig er innlemmet ved henvisning.

Ved motstrid går individuelt avtalte vilkår i tilbudet foran de generelle avtalevilkårene. Databehandleravtalen går foran for spørsmål som gjelder APREX sin behandling av personopplysninger på vegne av Kunden. Personverninformasjon forklarer behandlinger der APREX selv er behandlingsansvarlig, men endrer ikke partenes kommersielle avtale.

3. Tjenesten og oppstart

TapInn leverer funksjonalitet for arbeidstid, punktvis geo-verifisering, vaktplan, oppgaver, meldinger, administrasjon og eksport i den utstrekning funksjonene inngår i valgt plan eller er særskilt avtalt.

Tilgang opprettes etter elektronisk aksept og de kontrollene som er nødvendige for å etablere Kunden. Oppstart, aktivering eller tilgjengelige moduler kan være angitt i tilbudet. Kunden er ansvarlig for at opplysningene som gis ved bestilling er riktige og fullstendige.

4. Konto, tilgang og tillatt bruk

Kunden kan gi tilgang til egne ansatte, administratorer og andre personer som har et tjenstlig behov. Kunden er ansvarlig for rollefordeling, løpende tilgangskontroll og for at brukerkontoer er personlige og ikke deles.

Kunden skal ikke forsøke å omgå sikkerhet, kapasitetsgrenser eller tilgangskontroller, hente ut data utenfor egen virksomhet, forstyrre tjenesten, bruke TapInn i strid med lov eller gjøre tjenesten tilgjengelig for tredjepart som en egen kommersiell tjeneste uten skriftlig avtale.

5. Plan, kapasitet og endringer i behov

Valgt plan, antall ansatte, antall lokasjoner og øvrige kapasitetsgrenser følger av tilbudet. Funksjoner eller kapasitet utover dette krever planendring eller særskilt avtale.

Kunden kan be om planendring. En pris- eller kapasitetsendring gjelder først når den er bekreftet skriftlig eller gjennom en uttrykkelig planendringsflyt i TapInn.

6. Pris, fakturering og betaling

Priser og eventuell etableringskostnad følger av tilbudet og er oppgitt eksklusive eventuell lovpålagt merverdiavgift med mindre annet er uttrykkelig angitt. APREX beregner merverdiavgift bare når og i den utstrekning dette følger av gjeldende regler og APREX sin registreringsstatus. Abonnementet faktureres forskuddsvis per måned hvis tilbudet ikke sier noe annet. Betalingsfrist følger av fakturaen.

Ved forsinket betaling kan APREX kreve forsinkelsesrente og rimelige inndrivelseskostnader etter gjeldende lov. APREX kan etter skriftlig varsel begrense tilgangen dersom et vesentlig misligholdt betalingskrav ikke blir rettet innen rimelig frist.

Prisendringer for et løpende abonnement varsles minst 30 dager før endringen får virkning. Kunden kan si opp før endringen trer i kraft. Endringer som skyldes lovpålagte skatter eller avgifter kan gjennomføres fra det tidspunktet kravet gjelder.

7. Prøveperiode, kampanje og verving

Lengde og vilkår for prøveperiode, introduksjonspris, rabatt eller vervingsfordel følger bare av tilbudet. Fordeler kan ikke kombineres med andre rabatter med mindre tilbudet uttrykkelig sier det.

Hvis tilbudet har en gratis prøveperiode, kan Kunden si opp skriftlig i prøveperioden uten abonnementsbetaling. Dersom Kunden ikke sier opp, starter ordinær fakturering etter prøveperioden på vilkårene i tilbudet.

8. Kundens ansvar som arbeidsgiver og behandlingsansvarlig

Kunden bestemmer formålene med og de vesentlige hjelpemidlene for behandling av egne ansattdata, og er behandlingsansvarlig for denne bruken. Kunden skal ha gyldig behandlingsgrunnlag, gi nødvendig informasjon, fastsette passende tilgang og lagringstid og håndtere de registrertes rettigheter.

Når TapInn brukes som kontrolltiltak overfor arbeidstakere, er Kunden ansvarlig for at tiltaket har saklig grunn, ikke er uforholdsmessig belastende, drøftes og informeres om der loven krever det, og evalueres jevnlig. Kunden skal gjennomføre vurdering av personvernkonsekvenser når behandlingen sannsynligvis medfører høy risiko.

Kunden skal ikke bruke TapInn til kontinuerlig overvåking, skjult sporing eller andre formål som er uforenlige med den informasjonen arbeidstakerne har fått. Kunden skal begrense fritekst og vedlegg som kan inneholde unødvendige eller særlige kategorier av personopplysninger.

9. Geo-verifisering og registreringsdata

TapInn er utformet for å innhente punktdata når en bruker utfører en eksplisitt handling som innsjekk, pause eller utsjekk. Tjenesten er ikke utformet for kontinuerlig bakgrunnssporing eller rutehistorikk.

En registrering kan inneholde tidspunkt, valgt lokasjon, geofence-resultat, posisjonsnøyaktighet, registreringsmetode og revisjonsopplysninger. Geo-verifisering er et dokumentasjonsgrunnlag; Kunden må selv vurdere feilmarginer, manuell korrigering og øvrig bevis før data brukes i beslutninger om en arbeidstaker.

10. Kundedata og personvern

Kunden beholder rettighetene til data som Kunden eller brukerne legger inn i TapInn. Kunden gir APREX en begrenset rett til å behandle dataene så langt det er nødvendig for å levere, sikre, vedlikeholde og støtte tjenesten, oppfylle avtalen og etterleve lovlige krav.

APREX behandler personopplysninger på vegne av Kunden i samsvar med den versjonen av databehandleravtalen som aksepteres ved signering. Behandlinger der APREX bestemmer egne formål, som avtaleadministrasjon, sikkerhetsdokumentasjon og lovpålagt regnskap, beskrives i personverninformasjonen.

11. Drift, support og endringer i tjenesten

APREX skal levere og sikre TapInn med faglig forsvarlig aktsomhet. Planlagt vedlikehold og hendelser kan påvirke tilgjengeligheten. En særskilt oppetidsgaranti, responstid eller tjenestekreditt gjelder bare hvis dette er uttrykkelig avtalt.

APREX kan forbedre, erstatte eller endre funksjoner når tjenestens vesentlige formål opprettholdes. Ved en vesentlig negativ endring for Kundens avtalte bruk skal APREX varsle i rimelig tid og, dersom endringen ikke er nødvendig av sikkerhets- eller lovgrunner, gi Kunden mulighet til å si opp før endringen får virkning.

Support gis gjennom kanalene APREX til enhver tid gjør tilgjengelige. Sikkerhets- og personvernhendelser kan meldes til hei@tapinn.no.

12. Immaterielle rettigheter og tilbakemeldinger

APREX og APREX sine lisensgivere beholder alle rettigheter til TapInn, programvare, design, dokumentasjon og videreutvikling. Avtalen gir Kunden en begrenset, ikke-eksklusiv og ikke-overførbar bruksrett i avtaleperioden.

Kunden kan gi forslag og tilbakemeldinger. APREX kan bruke generelle ideer og erfaringer til å forbedre tjenesten så lenge Kundens konfidensielle informasjon eller personopplysninger ikke offentliggjøres eller brukes til uforenlige formål.

13. Konfidensialitet

Hver part skal beskytte den andre partens ikke-offentlige forretningsmessige, tekniske og sikkerhetsmessige informasjon med minst samme aktsomhet som parten bruker for egen tilsvarende informasjon, og ikke mindre enn rimelig aktsomhet.

Informasjonen kan bare brukes for å oppfylle avtalen og deles med personer som trenger tilgang og er bundet av konfidensialitet. Plikten gjelder ikke informasjon som lovlig er offentlig kjent, allerede var kjent uten plikt, mottas lovlig fra tredjepart eller utvikles uavhengig. Lovpålagt utlevering skal, når det er tillatt, varsles på forhånd.

14. Varighet, oppsigelse, suspensjon og data ved opphør

Avtalen løper fra elektronisk aksept eller avtalt oppstart og fornyes per fakturaperiode inntil den sies opp, med mindre tilbudet fastsetter bindingstid. Kunden kan si opp skriftlig med virkning fra neste fakturaperiode.

Hver part kan heve avtalen dersom den andre parten vesentlig misligholder og ikke retter forholdet innen 14 dager etter skriftlig varsel, eller straks dersom misligholdet ikke kan rettes. APREX kan midlertidig begrense tilgang som medfører en konkret sikkerhetsrisiko, ulovlig behandling eller skade for andre, og skal varsle så langt det er praktisk og forsvarlig.

Før opphør bør Kunden eksportere nødvendige data gjennom tilgjengelige funksjoner. APREX skal etter Kundens valg returnere eller slette personopplysninger i samsvar med databehandleravtalen, med unntak for opplysninger APREX må beholde etter lov eller for å dokumentere avtale og rettskrav.

15. Ansvar, force majeure, endringer og tvister

Hver part er ansvarlig for dokumentert direkte tap som skyldes partens kontraktsbrudd. Ingen av partene er ansvarlig for indirekte tap, herunder tapt fortjeneste, omsetning eller forventede besparelser, med mindre tapet skyldes forsett eller grov uaktsomhet.

APREX sitt samlede ansvar i en tolvmånedersperiode er begrenset til det høyeste av NOK 25 000 og vederlaget Kunden har betalt for TapInn de siste tolv månedene før det ansvarsbetingende forholdet. Begrensningen gjelder ikke ved forsett, grov uaktsomhet, brudd på konfidensialitet eller personvernforpliktelser som etter ufravikelig lov ikke kan begrenses.

En part er ikke ansvarlig for forsinkelse som skyldes ekstraordinære forhold utenfor partens rimelige kontroll, så lenge parten varsler og arbeider rimelig for å begrense virkningen. Betalingsplikt for allerede leverte tjenester består.

APREX kan endre standardvilkårene med minst 30 dagers varsel. Vesentlige negative endringer gir Kunden rett til å si opp før de trer i kraft. Sikkerhets- eller lovpålagte endringer kan gjelde tidligere når dette er nødvendig.

Meldinger etter avtalen sendes til kontaktopplysningene i tilbudet eller til hei@tapinn.no. Avtalen er underlagt norsk rett. Partene skal først forsøke å løse tvister ved forhandling; hvis dette ikke lykkes, avgjøres tvisten av ordinære norske domstoler etter alminnelige vernetingsregler.