Internkontroll og HMSKommer
Fra kontrollpunkt til lukket avvik.
TapInn samler vernerunder, avvik og oppfølging i samme app som vaktene og timene. Hvert funn får en ansvarlig og en frist, og det blir et spor etter hva som ble gjort.
Samme app som vakter og timerAnsatte melder avvik fra mobilenSlås på når bedriften er klar
Internkontroll er under utrulling og slås på for hver bedrift. Vaktplan og timeføring kan dere bruke allerede i dag.
Fire steg, ett spor
Fra vernerunde til lukket tiltak, uten at noe faller mellom to stoler.
- 01Kontroll
Gå vernerunden med en sjekkliste. Hvert kontrollpunkt får ja, nei eller ikke relevant.
- 02Funn
Et nei blir et funn med beskrivelse og bilde, knyttet til arbeidsstedet.
- 03Ansvarlig og frist
Funnet får et tiltak med en ansvarlig person og en frist. Ingen funn uten oppfølging.
- 04Lukket og sporbart
Runden låses når den er ferdig, og tiltakene har historikk dere kan gå tilbake til.
Slik ser en vernerunde ut
Et nei på et kontrollpunkt kan ikke lagres uten et tiltak med ansvarlig og frist. Slik blir avvik fulgt opp i stedet for glemt.
- Nødutganger er frieJa
- Brannslukker er kontrollertJa
- Reolene er festetNei
Internkontroll der de ansatte allerede er
HMS-arbeidet bruker de samme ansatte, arbeidsstedene og oppgavene som resten av TapInn.
Ansatte
Melder avvik, kvitterer for SJA og opplæring og finner sikkerhetsdatablad i appen de bruker til vakter og timer.
Arbeidssteder
Vernerunder, stoffkartotek, utstyr og verneombud hører til arbeidsstedet, så oversikten følger stedet.
Drift
Årshjulet legger faste HMS-oppgaver inn i Oppgaver, sammen med resten av det som skal gjøres.
Det som hører til internkontrollen
Alle delene er under utrulling og er merket med Kommer til de er tilgjengelige.
Vernerunder med sjekkliste
Gå gjennom kontrollpunktene med ja, nei eller ikke relevant. Et nei krever et funn og et tiltak med ansvarlig og frist.
Rapporter med bevart dokumentasjon
Forhåndsvis og utsted en versjonert PDF fra vernerunden, med bilder og vedlegg bevart i arkivet. Registrer når rapporten er overlevert.
Oversikt over funn og tiltak
Se åpne, pågående og lukkede tiltak på tvers av vernerunder. Fristbrudd er synlige også når selve runden er låst.
Avvik og uønskede hendelser
Ansatte melder avvik fra appen. Lederen følger opp med tiltak, ansvarlig og frist, og historikken blir liggende på avviket.
Risikovurderinger med versjoner
Vurder risiko, legg inn tiltak med ansvarlig og frist, og lås en versjon når den er ferdig. Et funn fra en vernerunde kan bli en ny vurdering.
Sikker jobbanalyse (SJA)
Lag og godkjenn en SJA i portalen. De ansatte som er med, kvitterer i appen.
Stoffkartotek per arbeidssted
Hold oversikt over kjemikalier og sikkerhetsdatablad per arbeidssted. De ansatte finner databladene i appen.
Utstyrsregister med historikk
Registrer utstyr og se historikken. Dere kan velge å stoppe innstempling når utstyr på stedet er sperret eller har passert fristen.
Kontroll og kalibrering med frist
Planlegg intervall, ansvarlig og neste kontroll. Følg kontrollfrister og påminnelser uavhengig av sertifikatets gyldighet.
Sertifikater per kunde og instrument
Knytt den utstedte PDF-en til riktig kunde, instrument og serienummer. Bevar sertifikatversjoner og se utsteder, sertifikatnummer og gyldighet.
Kundens sertifikater og fornyelse
Inviter kundens kontakter til en egen nettportal. De finner sertifikatene for utstyr de har tilgang til, laster ned dokumentene og ber om fornyelse.
Opplæring med kvittering
Ansatte kvitterer for opplæring i appen, og dere får varsel før en opplæring går ut på dato.
HMS-årshjul
Planlegg faste HMS-aktiviteter gjennom året. De gjentakende oppgavene havner i Oppgaver.
Verneombud per arbeidssted
Registrer hvem som er verneombud på hvert arbeidssted, så det er tydelig hvem som har rollen.
Driftssaker har sin egen liste
Spørsmål, bestillinger og andre driftssaker fra kunder og ansatte får en egen saksliste med ansvarlig og frist. HMS-avvik følges opp i internkontrollen.
Henvendelser med ansvarlig og frist
Spørsmål og bestillinger fra kunder og ansatte samles i én saksliste. Sakene fordeles etter kategori og arbeidssted, og hver sak har status, ansvarlig og frist.
Egne saker i nettleseren
Ansatte ser sakene de har meldt inn eller fått ansvar for i nettleserversjonen av appen.
Kontaktskjema for kunder
Kunder sender inn saken via et offentlig skjema, bekrefter e-postadressen og kan følge sin egen sak.
Påminnelse om frister
Påminnelser hjelper den ansvarlige med å følge opp saker som har passert fristen.
Interne notater og lagringstid
Hold interne notater adskilt fra svarene kunden ser. Sett lagringstid, sett sletting på pause ved behov og eksporter saken.
Ofte stilte spørsmål
Når kan vi ta i bruk internkontroll?
Internkontroll er under utrulling og er ikke tilgjengelig for alle ennå. Modulen slås på for hver bedrift. Dere kan opprette konto og bruke vaktplan og timeføring allerede nå.
Hvordan følger vi opp funn fra en vernerunde?
Et kontrollpunkt med svaret nei krever et funn og minst ett tiltak med ansvarlig og frist. Dere følger tiltakene videre og kan gå tilbake til historikken.
Kan de ansatte melde avvik fra mobilen?
Ja. Ansatte melder avvik og kvitterer for SJA og opplæring i TapInn-appen. Lederen følger opp i portalen.
Hva er forskjellen på henvendelser og HMS-avvik?
HMS-avvik gjelder arbeidsmiljø og sikkerhet og følges opp i internkontrollen. Henvendelser er spørsmål, bestillinger og andre driftssaker fra kunder og ansatte, med egen saksliste.
Hvordan er sjekklistene bygd opp?
Hvert kontrollpunkt besvares med ja, nei eller ikke relevant. Ved nei knyttes funnet til et tiltak med ansvarlig og frist.
Hva viser utstyrsregisteret?
Registeret samler utstyr og historikk per arbeidssted. Dere kan velge å stoppe innstempling ved sperret utstyr eller passert kontrollfrist. Kontrollintervaller og sertifikatportal klargjøres separat og er merket Kommer. Sertifikatets gyldighet er en egen dato og utløser ikke automatisk innstemplingsstopp.
Start med TapInn i dag
Bruk vaktplan og timeføring nå, og ta i bruk internkontroll når den er slått på for bedriften deres.